Bereits zum Jahresende fordern viele Unternehmen und Serienunternehmer ihre Mitarbeiter dazu auf, die Urlaubsanträge für das bevorstehende Kalenderjahr einzureichen. Damit dies möglichst übersichtlich vonstatten geht, sollten Unternehmen in der heutigen Zeit auf eine digitale Urlaubsplanung setzen. Wir möchten Ihnen in diesem Beitrag verraten, worum es sich bei einem digitalen Urlaubsplaner handelt, wie dieser funktioniert und von welchen Vorteilen Unternehmen bei der Nutzung eines digitalen Urlaubsplaners profitieren.
Was ist ein digitaler Urlaubsplaner?
Mithilfe eines digitalen Urlaubsplaners, wie dem Urlaubs- und Abwesenheitsplaner von Papershift.com, kann die Urlaubsplanung auf nahezu jedem mobilen Gerät und somit im Prinzip von überall durchgeführt werden. Auf diese Weise haben die Mitarbeiter in der Personalabteilung zu jederzeit einen Überblick darüber, zu welcher Zeit Mitarbeiter anwesend sind und wann diese sich um Urlaub befinden, wodurch sich für das Unternehmen eine Reihe von Vorteilen ergeben, auf die wir im Folgenden genauer eingehen werden.
So funktioniert der Urlaubsplaner
Ein digitaler Urlaubsplaner unterscheidet sich deutlich von der Urlaubsplanung mit ausgedruckten Stundenzetteln, die von den Mitarbeitern ausgefüllt und anschließend bei einem Mitarbeiter in der Personalabteilung eingereicht werden müssen.
Übersicht über die Urlaubsplanung
Dadurch, dass die Mitarbeiter der Personalabteilung eines Unternehmens Zugriff auf den digitalen Urlaubsplaner der Mitarbeiter haben, können diese ganz leicht herausfinden, wann ein Mitarbeiter anwesend ist und wann dieser sich im Urlaub befindet. Ein digitaler Urlaubsplaner kann über in sämtlichen Abteilungen eines Unternehmens genutzt werden und sofern das Unternehmen bereits eine andere Management-Software verwendet, können diese durch eine Schnittstelle miteinander verbunden werden. Auf diese Weise wird nicht nur in einem Kalender angezeigt, wann ein Mitarbeiter im Urlaub ist, sondern die Abwesenheit wird bei Bedarf zum Beispiel auch an eine vorhandene Telefonsoftware kommuniziert.
Papierschonende Planung
Urlaubsanträge in Papierform einzureichen, ist heutzutage schlicht und ergreifend nicht mehr zeitgemäß. Durch eine digitale Urlaubsplanung wird der Papierverbrauch deutlich reduziert, wodurch die Umwelt geschont wird, da Urlaubsanträge ganze einfach digital über die Software eingereicht werden können. Außerdem entfällt auf diese Weise auch das Ausdrucken und Ablegen der Urlaubsanträge, was einen geringeren Aufwand für die Mitarbeiter in der Personalabteilung zur Folge hat. Und aufgrund der elektronischen Speicherung ist zudem auch gewährleistet, dass Aufbewahrungszeiträume eingehalten werden.
Ideal bei großen Teams
Bei großen Teams, die aus vielen Mitarbeitern bestehen, kann die Urlaubsplanung auf einem Kalender oder einer Tafel schnell unübersichtlich werden. Dagegen erfordert das Sichten eingereichter Anträge in Papierform einen immensen Aufwand, weshalb diese Lösungen für große Teams nicht geeignet sind. Mit einer digitalen Urlaubsplanung hat die Personalabteilung dagegen nur einen geringen Aufwand und kann jederzeit auch auf überraschende Ausfälle ganz flexibel reagieren. Aus diesem Grund sollten Unternehmen ab einer Mitarbeiterzahl von mehr als fünf auf eine digitale Lösung für die Urlaubsplanung vertrauen.
Weitere Vorteile des digitalen Urlaubsplaners
Unternehmen profitieren neben den zuvor genannten noch von vielen weiteren Vorteilen, die ebenfalls für den Einsatz eines digitalen Urlaubsplaners sprechen und die wir Ihnen natürlich nicht vorenthalten möchten.
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- Alles Wichtige auf einen Blick: In einem digitalen Urlaubsplaner können die Mitarbeiter der Personalabteilung alle Abwesenheiten nach unterschiedlichen Eigenschaften durchsuchen und finden auf diese Weise immer genau das, wonach sie gesucht haben. Und selbstverständlich haben Sie auch die Möglichkeit, sich die Urlaubspläne aus einem digitalen Urlaubsplaner auszudrucken.
- Genehmigungen festlegen: In einem digitalen Urlaubsplaner können von den Verantwortlichen eines Unternehmens Genehmigungen und Verantwortlichkeiten festgelegt und auf die verantwortlichen Mitarbeiter verteilt werden.
- In verschiedene Formate exportieren: Mit wenigen Klicks können die erstellten Urlaubspläne in unterschiedliche Formate exportiert werden, wofür lediglich das Format ausgewählt werden muss.
- Verschiedene Abwesenheitstypen: In einem digitalen Urlaubsplaner können verschiedene Arten von Abwesenheiten definiert werden sowie zudem auch die Art der Verrechnung dieser Abwesenheiten. Auf diese Weise erhalten Unternehmen einen optimalen Überblick über die Abwesenheiten der eigenen Mitarbeiter.
